Kas yra projektų valdymas?

„BrainStation“ projektų valdymo karjeros vadovas skirtas padėti jums žengti pirmuosius žingsnius pelningos projektų valdymo karjeros link. Skaitykite toliau, kad gautumėte išsamią projekto valdymo srities, projekto gyvavimo ciklo ir įvairių projektų valdymo tipų apžvalgą.



Tapk projektų vadovu

Pasikalbėkite su mokymosi patarėju ir sužinokite daugiau apie tai, kaip mūsų stovyklos ir kursai gali padėti jums tapti projekto vadovu.



Spustelėdami Pateikti sutinkate su mūsų Sąlygos .

Pateikti

Nepavyko pateikti! Atnaujinti puslapį ir bandyti dar kartą?

Sužinokite daugiau apie mūsų produktų valdymo kursą

Ačiū!

Greitai susisieksime.



Peržiūrėkite produkto valdymo kurso puslapį

Projekto valdymas – tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų, apibrėžtų projekto pradžioje. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus su ribotu grafiku ir biudžetu.

Kodėl mes naudojame projektų valdymą?


Mes naudojame projektų valdymą, nes projektai dažnai yra sudėtingi ir juose dalyvauja daug suinteresuotųjų šalių, o projektų vadovas, kuris vadovautų iniciatyvai ir išlaikytų visus tame pačiame puslapyje, yra labai svarbus bendrai projekto sėkmei. Tiesą sakant, PMI nustatė, kad organizacijos, taikančios bet kokią projektų valdymo metodiką, geriau išlaiko biudžetą ir laikosi grafiko, kartu atitinka apimtį, kokybės standartus ir laukiamą naudą.

Tikrai negalite pervertinti, koks svarbus yra geras projekto planavimas. Labai dažnai organizacijos pervertina, kaip greitai gali pasiekti rezultatų, neįvertina išlaidų arba abu. Kitaip tariant, jie pasiryžo žlugti.



Turėdami gerą projektų vadovą, turėsite realų tikslų, biudžetų ir terminų vaizdą.

Projektų valdymas tiesiog turi gerą verslo prasmę. 2018 m., PMI duomenimis, 9,9 procento kiekvieno investuoto dolerio buvo iššvaistoma dėl prasto projekto vykdymo. Tai reiškia, kad už kiekvieną investuotą milijardą dolerių 99 mln. Projektų valdymas sumažina projekto sąnaudas gerindamas efektyvumą, sumažindamas riziką ir optimizuodamas išteklius. Net ir įvertinus projektų vadovo atlyginimą, organizacijos gali gauti daug daugiau, nei praranda.

Kada naudojame projektų valdymą?


Mes naudojame projektų valdymą bet kuriuo metu, kai ketiname planuoti, stebėti ir vykdyti bet kokio tipo verslo planą, kuris turi pradžią, pabaigą ir duoda rezultatą.



Projektų valdymo įgyvendinimas visoje organizacijoje padeda sukurti strateginę vertės grandinę, kuri suteikia įmonėms pranašumą prieš konkurentus, ypač labai konkurencinguose sektoriuose ir rinkose. Įmonėms, gebėjimas pristatyti projektus laiku ir neviršijant biudžeto, dažnai lemia, ar jos gaus kitą darbą, ar naujas produktas pasirodys rinkoje.

Remiantis Economist Intelligence Unit apklausa, devyniasdešimt procentų pasaulio vyresniųjų vadovų įvertino projektų valdymo metodus kaip labai svarbius arba šiek tiek svarbius jų gebėjimui įgyvendinti sėkmingus projektus ir išlikti konkurencingiems.

Konsultacijų milžinės „McKinsey & Co.“ atlikta apklausa parodė, kad beveik 60 procentų vyresniųjų vadovų teigė, kad tvirtos projektų valdymo disciplinos kūrimas yra 3 svarbiausių jų įmonių prioritetas žvelgiant į ateitį.

Projektų valdymas yra ypač svarbus, kai trūksta išteklių, pinigų ar laiko. Daugiau nei pusė „Economist Intelligence Unit“ ataskaitoje dalyvavusių vadovų teigė, kad prasidėjus nuosmukiui, projektų valdymo praktika tapo svarbesnė.

Kas yra Projektas?


Projektas yra viskas, kas turi pradžią, pabaigą ir duoda rezultatą. Todėl projektų valdymas yra metodas, kuriuo projektas planuojamas, stebimas, kontroliuojamas ir galiausiai apie jį pranešama.

Kaip valdyti projektą


Norint sėkmingai valdyti projektą, reikia kruopščiai planuoti, atidžiai stebėti atliekamą darbą, naudoti projekto valdymo įrankius ir protingai valdyti laiką.

Pirma, svarbu parengti projekto planą. Apibrėžkite tikslus ir uždavinius. Aiškiai apibrėžkite užduotis, reikalingas projektui užbaigti, ir aiškiai nurodykite kiekvieno komandos nario pareigas ir terminus. Šiame etape pasistenkite numatyti galimas kliūtis, trukdančias užbaigti projektą laiku, ir pagalvokite, kaip jas įveiksite. Sukurkite realistišką laiko juostą, suskirstydami užduotis į etapus ir kiekvienam nustatydami terminus. Ir visada klauskite atsiliepimų apie savo planą – svarbiausia gauti įpirką prieš pradedant projektą.

Kai projektas jau vykdomas, jūsų darbas yra nuolat bendrauti su komandos nariais, stebėti jų darbą ir pažangą, kad įsitikintumėte, jog laikotės kiekvieno etapo termino. Tikėtina, kad šiuo etapu turėsite greitai atsistoti ir pasisukti, kai tik iškils problema. Naudokite programinę įrangą, pvz., Basecamp, Trello ir Asana, norėdami priskirti užduotis, rašyti darbų sąrašus, bendrinti failus, planuoti svarbias datas ir diskutuoti su savo komanda.

Tai svarbu, nes norėdami laikytis terminų ir valdyti savo laiką, turėsite išmokti deleguoti. Jei praleisite per daug laiko atlikdami paprastas užduotis, kurias galėtų atlikti kiti jūsų komandos nariai, pasiklysite piktžolėse ir prarasite tai, kas tikrai svarbu: bendrą vaizdą. Geri projektų vadovai žino, kaip maksimaliai išnaudoti savo komandą, ir pasitiki, kad jų kolegos gali atlikti darbą.

Kokie yra penki projektų valdymo etapai?


1. Iniciacija

Iniciacija yra jūsų projekto pradžios taškas. Tai yra tada, kai plėtojate idėją ir parengiate projekto chartiją – dokumentą, kuriame aiškiai ir glaustai išdėstoma, ką projektas duos ir kaip jūs to pasieksite.

Šio etapo pabaigoje paprastai surengsite projekto pradžios susitikimą, kuriame susirenka jūsų komanda, suinteresuotosios šalys ir visi kiti, kurie turėtų dalyvauti, kad nustatytų tikslus, procesus, tvarkaraštį ir bendravimo grandinę.

2. Planavimas

Kitas etapas yra labai svarbus, kai pradedate rengti planą, kaip ketinate įgyvendinti šį projektą. Geriausias būdas tai padaryti yra suskaidyti projektą į mažesnes dalis. Sukurkite užduočių sąrašą ir dirbkite su kiekvienu kūriniu ir realiai apskaičiuokite, kiek laiko užtruks kiekvienas.

Sudarykite rizikos valdymo planą, kad žinotumėte, kaip stebėti ir greitai reaguoti į bet kokias problemas, kartu su komunikacijos planu, kad žinotumėte, kuriuos žmones reikia informuoti ir kiek informacijos jiems reikia.

Tai, ką jūs gaunate iš šio proceso, yra jūsų projekto planas, dažnai vizualizuojamas Ganto diagramoje, kurioje parodyta užduočių tvarka ir jų sąveikos būdai. Šis planas bus su jumis, kai valdysite projektą iki jo pabaigos.

3. Vykdymas

Dabar prasideda tikrasis darbas – planas nėra daug vertas, nebent jį tinkamai įgyvendinsite.

Vykdymo etape projektų vadovai ir komandos nariai turi tvarkyti savo užduotis – užduočių sąrašai ir kanban lentos yra du populiarūs būdai tai pasiekti. Laiko ir sąnaudų valdymas taip pat bus pagrindinės sritys, į kurias reikia sutelkti dėmesį vykdymo etape. O kokybės valdymas – tai užtikrinti, kad net jei laikotės terminų ir biudžetų, neprarastumėte savo rezultatų kokybės.

Kitos sritys, kurias reikia žinoti šiame etape, yra pokyčių valdymas – iš esmės užtikrinama, kad vykdydami projektą kontroliuotumėte bet kokius apimties pokyčius, o pirkimų valdymas reiškia, kad vadovaujate santykiams su bet kokiais išorės tiekėjais ar tiekėjais, kurių išteklių jums reikia. projektas.

4. Našumas/stebėjimas

Stebėjimas vyksta kartu su vykdymo etapu. Turėtumėte nuolat stebėti, kaip vystosi jūsų projektas iš visų pusių, ir, kiek įmanoma, kontroliuoti savo tvarkaraštį ir biudžetą. Paprasčiau tariant: jūs tikrinate tikrąjį savo projekto našumą su planuojamu našumu. Projekto kontrolė apima projekto strategiją, metodiką, kokybę ir išteklius bei daugelį kitų.

Ataskaitų teikimas paveikia jūsų projektą dviem būdais: projektų vadovai gali sekti pažangą, o suinteresuotosios šalys gauna duomenis, kurie juos nuolat stebi. Yra ataskaitų apie viską, nuo užduočių eigos iki dispersijos ir išlaidų, portfelio būsenos, darbo krūvio ir paskirstymo, išlaidų ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių. Visas ataskaitas galima tinkinti, kad gautumėte tik norimus duomenis.

5. Projekto uždarymas

Kai būsite pasirengę perduoti visus pristatymus tinkamam vakarėliui, esate uždarymo etape. Kai suinteresuotosios šalys pasirašys sutartį ir peržiūrėsite dokumentus, turėtumėte pradėti naudoti savo išteklius, pvz., visus pagal sutartį dirbančius darbuotojus ar išnuomotus išteklius.

Kitas žingsnis – sukurti savo postmortem. Tada atsigręžiate į baigtą projektą ir pradedate peržiūrėti gerus ir blogus jo elementus.

Ir nepamirškite švęsti su savo komanda!

Kokie yra pagrindiniai projektų valdymo komponentai?

Integracija

Integracijos valdymas – tai procesų rinkinys, reikalingas norint užtikrinti tinkamą įvairių projekto elementų koordinavimą. Integracijos valdymas apima kompromisus tarp konkuruojančių tikslų ir alternatyvų, siekiant patenkinti arba viršyti suinteresuotųjų šalių poreikius ir lūkesčius.

Taikymo sritis

Kiekviena įrangos nuoma, darbuotojo atlyginimas, įrankių pirkimas ar bet kokios kitos išlaidos turi būti apibrėžtos – ar tai projekto dalis, ar ne? Projekto ribų nustatymas yra viena iš svarbiausių projekto vadovo pareigų, nes apimties apibrėžimo problemos yra pagrindinė projekto nelaimių priežastis, todėl aprėpties teiginys yra labai svarbus.

Apimties teiginiai turėtų būti SMART: konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, tinkami ir apriboti laiku.

Laikas

Projektai nesitęsia amžinai, todėl jūsų tvarkaraštis yra dar vienas svarbus dalykas. Nustatant terminus paprastai dalyvauja išorės suinteresuotosios šalys, todėl svarbu pranešti apie projekto etapus ir terminus.

„Microsoft Project“ yra populiarus įrankis grafiniam tvarkaraščiui kurti, taip pat yra daug konkrečios pramonės šakos projektų valdymo programinės įrangos produktų, pvz., „Primavera P6“, naudojamų statybose.

Kaina

Atsižvelgiant į tai, kad šie projektai yra laikini, aiškiai apibrėžtas biudžetas yra labai svarbus. Be to, projektų vadovo pareiga yra aktyviai valdyti tą biudžetą – geras projektų vadovas niekada neleidžia išlaidoms išeiti iš rankų.

Kokybė

Kokie yra jūsų projekto kokybės standartai? Turėtumėte turėti detalų sąrašą. Kiekviena pramonės šaka turi standartinius kokybės sėkmės kriterijus, kuriuos galima lengvai nurodyti. Šios organizacijos yra puikus šaltinis projektų kokybei užtikrinti.

Be to, yra keletas kokybės valdymo aspektų. Turite nustatyti kokybės standartus, sukurti strategiją, kad atitiktumėte arba viršytumėte tuos standartus (kokybės užtikrinimas) ir galiausiai išmatuokite kokybę (kokybės kontrolė).

Pirkimas

Jei jums reikia išorinių produktų ar paslaugų, jums reikės pirkimo plano kaip projekto plano dalies. Tai parodys, kaip įsigysite reikalingus išorinius išteklius ir kaip bus stebima tų išteklių kokybė.

Paprastai parengsite dokumentą, kuriame aprašomi darbai, kuriuos rangovas turi atlikti (šis dokumentas gali būti vadinamas darbų ataskaita, techninės užduoties sąlygomis, pasiūlymo prašymu arba daugeliu kitų skirtingų variantų, atsižvelgiant į pramonės šaką ir atliekamą darbą).

Bendradarbiaudami su išorės pardavėjais galite nesulaukti tokio pat kokybės lygio ir dėmesio detalėms, todėl nuolatinis projektų vadovo darbas yra svarbiausias dalykas.

Žmogiškieji ištekliai

Labai mažai kas yra svarbiau už jūsų komandą. Nesvarbu, ar buriate komandą iš didesnės organizacijos, ar išeinate į lauką samdyti naujų darbuotojų, puikios komandos suburimas dažnai yra viena daugiausiai laiko užimančių projektų vadovo darbo dalių. Negana to, jie turi būti apmokyti ir valdyti jų produktyvumą – dar viena užduotis, kuri tenka PM.

Jūsų plano žmogiškųjų išteklių dalis turėtų apimti išteklių poreikius (kokių žmonių jums reikia ir kokie yra jų pareigų aprašymai), projekto komandos įgijimą (kaip pasamdysite tą komandą), mokymus ir tobulėjimą (kaip juos paruošite), ir valdymas (kaip užtikrinsite, kad jie dirbs efektyviai ir efektyviai).

Rizikos valdymas

Puikus projektų vadovas niekada nestebina, kad kažkas negerai – jie tam pasiruošę ir tiksliai žino, kaip reaguoti.

Rizikos registras – tai didžiausių ir potencialiai didžiausių rizikų sėkmingam projekto užbaigimui sąrašas. Akivaizdu, kad negalite nustatyti kiekvienos paskutinės rizikos, bet galite įvertinti rizikos svarbą, įvertinę ir jos tikimybę, ir poveikį.

Tada kalbama ne tik apie pavojų žymėjimą, bet ir apie tai, kaip galite į jas reaguoti. Reagavimo plane išsamiai aprašoma, kaip reaguotumėte į galimą riziką ir kas dalyvautų atsakant.

Suinteresuotųjų šalių valdymas

Veiksmingas ir strategiškas bendravimas su suinteresuotosiomis šalimis yra tai, ką projektų vadovai turi įvaldyti. Turite žinoti, kada kreiptis į suinteresuotąją šalį dėl galimos problemos, o kada – ne. Taip pat turite visiškai žinoti jų lūkesčius ir jūsų darbas yra užtikrinti, kad tie lūkesčiai atitiktų rezultatus, kuriuos galėsite jiems suteikti.

Nesvarbu, koks sėkmingas, jūsų manymu, projektas, jei jūsų suinteresuotosios šalys juo nepatenkintos.

Kas yra projekto gyvavimo ciklas?


Projekto gyvavimo ciklas – tai visa keturių etapų fazių seka, kurią peržengia projektas, pradedant nuo inicijavimo iki užbaigimo. To ciklo detalės pagrįstos projekte dalyvaujančios organizacijos poreikiais ir projekto tipu. Nors visi projektai turi apibrėžtą pradžią ir pabaigą, tikslūs rezultatai, tikslai ir veikla gali labai skirtis. Tačiau gyvavimo ciklas yra pagrindinis veiksmų, kuriuos reikia atlikti projekte, pagrindas, neatsižvelgiant į konkretų darbą.

Keturios standartinio gyvavimo ciklo fazės yra: inicijavimo fazė (projekto pradžia); planavimo etapas; vykdymo fazė; ir nutraukimo fazė (uždarymas).

Projekto gyvavimo ciklas suteikia pagrindą bet kokio tipo projektui valdyti. Projektų valdymo lyderiai atliko tyrimus, siekdami nustatyti geriausią projektų vykdymo procesą; standartinis projekto gyvavimo ciklas yra tai, ką jie rado.

Projekto gyvavimo ciklai gali svyruoti nuo nuspėjamųjų (planu pagrįstų) metodų iki adaptacinių (pakeitimų skatinamų) metodų. Nuspėjamame gyvavimo cikle specifika aiškiai išdėstyta projekto pradžioje, o į bet kokius apimties pakeitimus atsižvelgiama atidžiai. Tuo tarpu adaptyvaus gyvavimo ciklo metu rezultatai sukuriami per kelias iteracijas, specifika apibrėžiama projekto pradžioje, o į bet kokius apimties pakeitimus yra kruopščiai atsižvelgiama. Prisitaikančio gyvavimo ciklo metu produktas kuriamas per kelias iteracijas, o detali apimtis apibrėžiama tik prasidėjus iteracijai.

Kodėl mes naudojame projektų valdymą?


Mes naudojame projektų valdymą, siekdami užtikrinti, kad projektai būtų užbaigti laikantis atitinkamo biudžeto, grafiko ir kokybės lygio.

Projektų valdymo instituto (PMI) duomenimis, organizacijos, kurios tinkamai nevertina projektų valdymo, praneša, kad vidutiniškai 50 procentų daugiau jų projektų žlunga visiškai. Kadangi projektai paprastai yra sudėtingi ir juose dalyvauja daug suinteresuotųjų šalių, labai svarbu turėti projektų vadovą, kuris vadovautų iniciatyvai, stebėtų pažangą ir išlaikytų žmonių komandą, susitelkusią į teisingus tikslus ir užduotis.

Geras projektų vadovas supranta bendrą vaizdą ir nustato realius bei pasiekiamus tikslus, biudžetus ir terminus. Be kruopštaus valdymo projektas gali greitai pasitraukti iš vėžių dar net neprasidėjęs.

Projektai žlunga, nes nėra aiškių tikslų. Projektų vadovai padeda organizacijoms išsiaiškinti savo prioritetus ir visą projekto gyvavimo laikotarpį sutelkti dėmesį į tuos tikslus.

Be to, be projekto vadovo, kuris prižiūrėtų projekto planus ir užduočių suskirstymą, daugelis komandų nepastebi galimų rizikos veiksnių, kai jie atsiranda. Tai dar viena priežastis, kodėl šie projektai žlunga.

Be to, projektų vadovas ne tik atidžiai stebi išlaidas, bet ir taupo organizacijos pinigus, nes pagerina efektyvumą ir optimizuoja išteklius.

Kokie yra skirtingi projektų valdymo tipai?


Trys projektų valdymo tipai yra „Waterfall“ projektų valdymas, „Agile“ projektų valdymas ir „Lean“ projektų valdymas.

1. Krioklio projektų valdymas

Šis tradicinis metodas padalija jūsų darbo krūvį į eilę susijusių užduočių, kurias turite atlikti griežta seka. Panašiai viena fazė neprasidės, kol nebaigsite ankstesnės. Tai metodas, pagrįstas plačiu planavimu, kai iš pat pradžių turite labai aiškią idėją apie terminus ir biudžetus. Tam reikia investuoti daugiau laiko į ankstyvuosius projekto etapus, o šio aiškumo pranašumas yra tai, kad tai padeda išvengti rizikos ir nesusikalbėjimo. minusas? Jis dar nebuvo pritaikytas šiuolaikinės programinės įrangos kūrimo poreikiams. Tai naudingiau įmonėms, gaminančioms fizinius produktus.

2. Judrus projektų valdymas

Agile yra principų ir principų serija, geriausiai tinkanti projektams, kurių eigoje vyksta įvairūs pokyčiai. Tai mąstysena, pagrįsta trumpais pristatymo ciklais (vadinamais sprintais) ir darbo kultūromis, kurios turi galimybę ir geba greitai atsistoti (iš čia ir kilęs pavadinimas Agile). Jei dėl kokių nors priežasčių organizacija ar komanda negali greitai pasisukti projekto metu, „Agile“ procesas tikriausiai nebūtų optimalus procesas.

3. Lean projektų valdymas

Lean padeda kurti aukštos kokybės produktus naudojant mažiau žmonių ir išteklių per trumpesnį laiką. Siekdama pašalinti atliekas, Lean daugiausia dėmesio skiria klientų vertei, kliūčių šalinimui ir nuolatiniam procesų tobulinimui. Jei turite nedidelę komandą, kuri tikisi pasiekti puikių rezultatų per trumpą laiką be didžiulio biudžeto, šis metodas gali padėti. Lean taip pat padeda įmonėms greitai prisitaikyti prie nuolatinių vartotojų norų ir elgesio pokyčių.

Kas yra judrus projektų valdymas?


Agile yra projektų valdymo filosofija ir praktika, apibūdinanti procesą, kai projektas per savo gyvavimo ciklą susiduria su daugybe pokyčių, o komanda, dirbanti su tuo projektu, reaguoja vikriai, prisitaikant.

Naudojant trumpus pristatymo ciklus (vadinamus sprintais), Agile procesas idealiai tinka darbo kultūroms, kurios yra judrios. Projekto eigoje pasireiškus rizikai ir galimybėms, „Agile“ parengia komandas, kad prireikus būtų pasirengusios greitai pakeisti kryptį.

Agile daugiausia dėmesio skiria komandos bendravimui, nes reguliarus grįžtamasis ryšys gali pakeisti projekto eigą. Suinteresuotosios šalys peržiūri kiekvieną etapą ir atitinkamai rekomenduoja pakeitimus. Ši sistema leidžia visai komandai pasidalyti atsakomybe už projektą vykdant konkrečias individualias arba bendradarbiaujančias užduotis. Dėl viso šio lankstumo nėra aiškiai nubrėžto iš anksto nustatyto kelio, o tai reiškia, kad projekto vadovas atsisako šiek tiek kontrolės. Nors tikslai įvardijami nuo pat pradžių, rezultatai ir rezultatai gali keistis.

Kategori: Žinios